Ihr Stempel. Ohne Drucker. Ohne Scanner. Ohne Aufwand.
Kein generisches PDF-Tool. Keine teure Enterprise-Software. Sondern eine Lösung, die exakt zu Ihrem Dokumentenprozess passt – mit Outlook-Anbindung, automatischen Erinnerungen und rechtssicherer Datumsfixierung.
Jeden Tag dasselbe. Und jeden Tag kostet es Zeit.
Ein Mandant schickt einen Widerspruchsbescheid vom Finanzamt per Post. Das Dokument kommt an. Und dann beginnt der Ablauf, der in Ihrer Kanzlei wahrscheinlich seit Jahren so läuft:
Brief aus dem Postfach nehmen. Stempel drauf. Einscannen. Scan in die Akte ablegen. Original abheften. Frist handschriftlich auf dem PDF notieren. Intern weiterleiten.
Sieben Schritte. Für ein Dokument. Täglich. Bei 20 bis 50 Dokumenten pro Tag summiert sich das schnell.
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Das Problem ist der Prozess.
Falsches Datum, schiefer Abdruck: der Brief muss neu gedruckt werden. Die Frist steht irgendwo auf dem PDF, aber sie ist mit nichts verknüpft. Niemand wird automatisch erinnert. Und wenn die Sachbearbeiterin krank ist, weiß niemand, wo der Vorgang steht.
Ihre Mitarbeiter sind zu gut für diese Arbeit.
Ausgebildete Fachkräfte, die täglich drucken, stempeln und scannen, verbringen ihre Zeit mit Aufgaben, die unnötig wären, wäre der Workflow digital. Das kostet Geld. Und es kostet Motivation.
Was ist eigentlich ein digitaler Stempel?
Ein digitaler Stempel ist ein fest verankertes, rechtssicheres Element, das direkt in das PDF-Dokument eingebettet wird. Unveränderlich, datiert, nachvollziehbar. Und GoBD-konform.
Der digitale Stempel sieht aus wie ein Stempel. Er funktioniert wie ein Stempel. Aber er entsteht ohne Drucker, ohne Tinte und ohne den Umweg über den Kopierer. Direkt in Adobe Acrobat, mit einem Klick.
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Was der digitale Stempel beispielsweise enthält:
- Eingangsdatum, automatisch gesetzt
- Kanzleiname und Logo, individuell konfiguriert
- Mitarbeiterkürzel: wer hat gestempelt?
- Aktenzeichen und Dokumententyp
- Fristinformation, direkt im Dokument verankert
Was Ihr bisheriger Handstempel nicht kann:
- Datum und Uhrzeit automatisch setzen. Ohne Vertippen und ohne falsches Datum.
- Fristen direkt im Dokument hinterlegen.
- Mit einer Plausibilitätsprüfung erkennen, wenn etwas nicht stimmt, bevor das Dokument weitergeht.
- Automatische Erinnerungen direkt im Outlook-Postfach erzeugen.
Kurz gesagt: Ihr Posteingang läuft besser als bisher. Ohne Papier, ohne Fehler und ohne den Aufwand, den Ihre Mitarbeiter täglich leisten.
Individuell konfiguriert. Einmal eingerichtet. Dauerhaft zuverlässig.
Kein Systemwechsel. Keine neue Software. Die Lösung basiert auf Adobe Acrobat, das in vielen Kanzleien bereits im Einsatz ist. Wer es noch nicht hat, benötigt eine Lizenz – das ist die einzige Voraussetzung.
Was die Zusammenarbeit umfasst
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Analyse
Ich schaue mir an, wie Dokumente bei Ihnen heute ankommen, bearbeitet und abgelegt werden. Ich schaue auch darauf, was bereits funktioniert und was unnötig Zeit kostet.
Konfiguration
Ihr Stempel wird individuell eingerichtet: mit Ihrem Kanzleiname, Ihrem Logo, den Mitarbeiterkürzeln und den Stempeltypen, die Ihr Alltag braucht.
Einrichtung
Outlook-Anbindung (optional), Plausibilitätsprüfung, Fristverknüpfung. Alles wird so eingerichtet, dass es zu Ihren Abläufen passt.
Einweisung
Ihre Mitarbeiter bekommen eine kurze, gemeinsame Einführung.
Wenn Sie weiteren Support brauchen, bin ich für Sie da.
Support
Wenn Fragen auftauchen oder Anpassungen nötig sind, die Sie nicht selbst vornehmen können: Ich bin erreichbar. Nicht per Ticket, nicht per Hotline. Persönlich.
Der Weg zu Ihrem digitalen Stempel-Workflow
01
1. Live-Demo
Sie sehen, wie der Workflow in der Praxis funktioniert. Kein Verkaufsgespräch, keine Vorbereitung nötig. Einfach zuschauen und entscheiden.
02
2. Analyse
Ich schaue mir an, wie Dokumente bei Ihnen heute ankommen und bearbeitet werden. Ein strukturiertes Gespräch reicht in der Regel aus.
03
3. Einrichtung
Ich konfiguriere den Stempel-Workflow passend zu Ihren Abläufen und weise Ihr Team kurz ein. Danach läuft es.
04
4. Fertig
Dokumente werden digital gestempelt, datiert, mit Fristen versehen. Von Hand macht das künftig niemand mehr.
Der digitale Stempel erleichtert nicht nur unsere anwaltliche Arbeit, sondern unterstützt maßgeblich auch unser papierloses Arbeiten.
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Für wen der digitale Stempel gemacht ist:
Kleine und mittelgroße Anwaltskanzleien, Steuerberaterbüros und Stiftungen, die täglich Dokumente per Post oder E-Mail erhalten, noch drucken, stempeln und scannen, Fristen, Freigaben und Genehmigungen sicher dokumentieren müssen und keine eigene IT-Abteilung haben.
Für wen der Digitale Stempel nicht gemacht ist.
Große Organisationen mit eigener IT-Infrastruktur und komplexen Systemlandschaften. Wer eine Cloud-Lösung mit zentralem Dokumentenmanagement sucht, ist hier falsch. Dafür gibt es andere Anbieter.
Tipps für effiziente
Büroprozesse
Digitaler Stempel und Rechtssicherheit: Was gilt in Deutschland?
Was GoBD-konform wirklich bedeutet, und was nicht
Drei Beispiele. Drei Preise.
Der Preis richtet sich nach der Größe Ihrer Kanzlei und der Komplexität Ihrer Abläufe. Hier drei Beispiele aus der Praxis:
Kleine Kanzlei
Bis 3 Personen, überschaubarer Dokumentenfluss, Outlook als zentrales Werkzeug.
780 € netto
Mittlere Kanzlei
Ca. 12 Personen, mehrere Fachbereiche, je eigene Stempelanforderungen.
1.740 € netto
Behörde oder Stiftung
Ca. 20 Personen, interne Genehmigungspflichten, Dokumentations- und Revisionspflicht.
2.520 € netto
Ihr Projekt passt in keines dieser Beispiele? Ich erstelle Ihnen gerne nach einem ersten Gespräch ein konkretes Angebot.
Häufige Fragen
In den meisten Fällen nicht. Die Lösung basiert auf Adobe Acrobat, das in vielen Kanzleien bereits im Einsatz ist. Wer es noch nicht hat, benötigt eine Lizenz. Das ist die einzige Voraussetzung. Kein neues System, kein Abo, kein Systemwechsel.
Der Preis richtet sich nach der Größe Ihrer Kanzlei und der Komplexität Ihrer Abläufe. Drei Beispiele finden Sie weiter oben. Wenn Ihr Projekt nicht in eines dieser Beispiele passt, erstelle ich Ihnen nach einem ersten Gespräch ein konkretes Angebot. Keine versteckten Kosten.
In der Regel wenige Tage. Eine kleine Kanzlei ist oft schneller fertig mit der Umstellung. Bei mehreren Fachbereichen oder komplexeren Abläufen kann es etwas länger dauern.
Es gibt eine kurze, gemeinsame Einweisung. Nicht mehr als nötig. Danach können Ihre Mitarbeiter den Stempel selbstständig bedienen. Aufwändige Schulungen braucht es nicht.
Ja. Der digitale Stempel wird fest in das PDF eingebettet – unveränderlich, datiert, nachvollziehbar. Das erfüllt die Anforderungen der GoBD an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit digitaler Dokumente.
Genau dafür ist es gemacht. Die Lösung ist so aufgebaut, dass Sie keine IT-Kenntnisse brauchen. Ich übernehme die Einrichtung, Ihre Mitarbeiter müssen nichts Technisches vorbereiten.
Sie erreichen mich direkt. Nicht per Ticket, nicht per Hotline. Persönlich, per Mail oder Telefon.
Kein Problem. Kanzleistempel, Genehmigungsvermerk, Bearbeitungshinweis – ich konfiguriere, was Ihr Alltag braucht. Wie viele Varianten das sind, klären wir in der Analyse.
Ihre Frage war nicht dabei? Kein Problem. Schreiben Sie mir direkt oder vereinbaren Sie eine Live-Demo. Ich beantworte alles persönlich.